MANAJEMEN SDM

Latar Belakang
Kegiatan Audit HR adalah merupakan salah satu kegiatan untuk proses pengembangan HR dari semua aspek. Banyak cara dan model yang dikembangkan untuk audit HR ini, mulai sifatnya kuisioner sampai yang level advance yakni HR assessment. Ada yang sifatnya per seksi atau kegiatan, ada yang sifatnya komprehensif bahkan ada yang ke portofolionya.
Dalam workshop ini, HR Audit akan diberikan untuk level advance dan yang diaudit adalah sisi portofolionya. Disamping itu ada panduan untuk proses perubahan dari kondisi aktual menuju kondisi ideal HR.

Menurut Mulyadi
Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasil kepada pemakai yang berkepentingan.

Tujuh langkah proses audit (www.bebas.vlsm.org)
1. Implementasikan sebuah strategi audit berbasis manajemen risiko serta control practice yang dapat disepakati semua pihak.
2. Tetapkan langkah-langkah audit yang rinci.
3. Gunakan fakta/bahan bukti yang cukup, handal, relevan, serta bermanfaat.
4. Buatlah laporan beserta kesimpulannya berdasarkan fakta yang dikumpulkan.
5. Telaah apakah tujuan audit tercapai.
6. Sampaikan laporan kepada pihak yang berkepentingan.
7. Pastikan bahwa organisasi mengimplementasikan managemen risiko serta control practice.

Sebelum menjalankan proses audit, tentu saja proses audit harus direncanakan terlebih dahulu. Audit planning (perencanaan audit) harus secara jelas menerangkan tujuan audit, kewenangan auditor, adanya persetujuan managemen tinggi, dan metode audit. Metodologi audit:

1. Audit subject. Menentukan apa yang akan diaudit.
2. Audit objective. Menentukan tujuan dari audit.
3. Audit Scope. Menentukan sistem, fungsi, dan bagian dari organisasi yang secara spesifik/khusus akan diaudit.
4. Preaudit Planning. Mengidentifikasi sumber daya dan SDM yang dibutuhkan, menentukan dokumen-dokumen apa yang diperlukan untuk menunjang audit, menentukan lokasi audit.
5. Audit procedures and steps for data gathering. Menentukan cara melakukan audit untuk memeriksa dan menguji kendali, menentukan siapa yang akan diwawancara.
6. Evaluasi hasil pengujian dan pemeriksaan. Spesifik pada tiap organisasi.
7. Prosedur komunikasi dengan pihak manajemen. Spesifik pada tiap organisasi.
8. Audit Report Preparation. Menentukan bagaimana cara memeriksa hasil audit, yaitu evaluasi kesahihan dari dokumen-dokumen, prosedur, dan kebijakan dari organisasi yang diaudit.

Struktur dan isi laporan audit tidak baku, tapi umumnya terdiri atas:

* Pendahuluan. Tujuan, ruang lingkup, lamanya audit, prosedur audit.
* Kesimpulan umum dari auditor.
* Hasil audit. Apa yang ditemukan dalam audit, apakah prosedur dan kontrol layak atau tidak
* Rekomendasi. Tanggapan dari manajemen (bila perlu).
* Exit interview. Interview terakhir antara auditor dengan pihak manajemen untuk membicarakan temuan-temuan dan rekomendasi tindak lanjut. Sekaligus meyakinkan tim manajemen bahwa hasil audit yang sahih.

Audit atau pemeriksaan dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.

audit merupakan evaluasi terhadap suatu :
– organisasi,
– sistem,
– proses, atau
– Produk.

audit biasanya dilaksanakan oleh :
– pihak yang kompeten,
– pihak yang bersifat objektif, dan
– lembaga atau badan yang tidak memihak,
– pihak-pihak yang dipercaya sebagai auditor.

Tujuan dari dilakukannya audit adalah
memverifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau
berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.

(http://ilmusdm.wordpress.com/category/hr-audit/)
Mungkin untuk sementara orang, jika mengenal kata audit langsung terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan, finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar berlaku.
Audit SDM adalah proses meninjau (review) secara komprehensif suatu sistem dan/atau proses suatu organisasi apakah sudah memenuhi kebutuhan atau proyeksi masa depan kebutuhan fungsi SDM organisasi, baik apakah itu untuk memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal (SOP, Company Policy) atau regulasi (International Standard atau Standar pemerintah).
Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses mana yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.
Kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal, sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.
Perlu diketahui bahwa ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.

Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :
– Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
– Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvemen
– Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
– Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
– SOP, aturan dan prosedur yang ada
– Pimpinan Departemen SDM atau personalia
– Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :
– Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
– Bagaimana struktur organisasi SDM ?
– Bagaimana anggaran SDM ?